7 conseils pour bien gérer l’échange téléphonique avec un recruteur

Vous avez envoyé plusieurs candidatures. Vous espérez décrocher des entretiens. Vous vous projetez déjà sur ce moment. Peut-être même que vous vous voyez déjà en poste.

Effectivement, si votre candidature intéresse un recruteur, il vous contactera. Avez-vous pensé à cet échange? Avez-vous imaginé comment ce premier contact avec le recruteur pourrait se passer? Envisagez-vous de le préparer?

Je crois n’avoir accompagné qu’un ou deux candidats qui avaient anticipé et s’étaient préparés pour ce premier contact avec le recruteur. Pourtant, c’est l’étape intermédiaire entre la candidature et l’entretien d’embauche. En revanche, j’en ai rencontré des dizaines qui ont commis des erreurs. Et c’est bien dommage car cet échange est votre première occasion de faire bonne impression… ou pas.

Répondre aux numéros inconnus

Avec l’affichage du numéro, beaucoup de personnes ont tendance aujourd’hui à ne pas répondre aux numéros qu’ils ne connaissent pas ou aux appels masqués. C’est peut-être de la publicité. Ou il s’agit peut-être d’un recruteur.

Dès que vous envoyez une candidature, vous devez garder à l’esprit que le recruteur pourrait vous appeler. Soit vous ne connaîtrez pas son numéro. Soit il masquera son numéro. Quoi qu’il en soit, décrochez.

Etre en mesure de répondre en début de journée

Le recruteur peut vous appeler à n’importe quelle heure de la journée. Il peut donc aussi vous appeler tôt le matin. Pour certains recruteurs, il s’agit même d’une stratégie: cela leur permet de voir si vous savez vous lever tôt.

L’idéal est d’être en mesure de répondre dans les horaires correspondant au poste que vous visez.

En revanche, si vous êtes encore au lit et qu’un numéro que vous ne connaissez pas vous appelle, surtout ne répondez pas . Ca ferait un très mauvais effet s’il s’agit du recruteur et qu’il se rend compte que vous avez une voix toute endormie alors qu’il est déjà 10 ou 11 heures.

Par contre, si vous vous rendez compte suite à un message sur votre répondeur que c’est bien un recruteur, levez-vous vite, prenez une douche pour vous réveiller, une boisson chaude pour chauffer votre voix et rappelez. Votre réactivité sera appréciée.

S’écarter du bruit et des amis pour décrocher

Si un numéro que vous ne connaissez pas vous appelle alors que vous regardez la télé ou que vous passez un moment entre amis, écartez-vous pour pouvoir entendre votre interlocuteur sans que lui n’entende tout ce qui se passe autour de vous.

Si vous êtes dans un transport, arrêtez-vous pour décrocher ou descendez. De cette manière, vous éviterez les coupures et pourrez parler plus librement.

Parler de manière professionnelle dès la première seconde

En fonction du contexte et de la personne qui nous appelle, nous avons tous une manière personnelle de décrocher notre téléphone. Par exemple, on ne décroche pas de la même manière s’il s’agit de la famille ou s’il s’agit d’une entreprise. Les mots employés peuvent varier et l’intonation également. En fonction de cette intonation, il est d’ailleurs facile de détecter l’humeur de la personne qui décroche. On peut la sentir pressée, agacée, de bonne humeur, surprise…

Donc vérifiez bien qui vous appelle avant de décrocher de manière à vous adapter. Et si vous ne connaissez pas le numéro, partez du principe que ça peut être un recruteur. Ce conseil n’est pas anodin: j’ai moi-même contacté beaucoup de candidats qui décrochaient en disant « Ouais? », « Wesh » ou « allo! » sur un ton énervé. Dès que je me présentais, le ton changeait, le vocabulaire également. Mais c’était trop tard: je ne pouvais pas oublier ce que j’avais entendu.

Prévoir de quoi noter

Cette situation est très classique: un recruteur appelle, il donne un rendez-vous par téléphone. Le candidat raccroche, essaie de trouver rapidement de quoi noter. Quand il trouve enfin, il a un doute. Est-ce le 11 avril à 10 heures ou le 10 avril à 11 heures?  L’entreprise se trouve-t-elle au numéro 39 ou au numéro 59? Et le candidat n’ose pas rappeler pour ne pas passer pour quelqu’un d’étourdi ou de désorganisé.

Une solution très simple pour éviter cette difficulté est d’avoir toujours sur vous un petit carnet et un stylo. Ca se glisse facilement dans une poche ou un sac. Et de cette manière, vous pourrez noter toutes les informations de votre rendez-vous au fur et à mesure que le recruteur vous les donnera par téléphone.

Répétez pour vérifier

Autre situation classique: le recruteur a donné toutes les informations concernant l’entretien d’embauche qu’il propose. Le problème c’est qu’il est parfois difficile de tout bien entendre au téléphone ou de faire la distinction entre certaines lettres similaires: D/T, F/S…

Donc pour éviter de mal prononcer le nom du recruteur ou tout autre erreur qui pourrait vous mettre mal à l’aise, répétez au recruteur les informations notées:

  • le jour et l’heure du rendez-vous
  • les coordonnées de l’entreprise
  • le nom du recruteur

S’il y a une erreur, le recruteur vous en informera et vous pourrez corriger de suite. De plus, vous passerez pour une personne méticuleuse, qui a le sens du détail.

Messagerie professionnelle

Imaginons à présent que le recruteur vous appelle et ne parvienne pas à vous joindre. Il arrive sur votre répondeur: qu’entend-il? Y a-t-il un message ou l’on entend juste votre numéro? Avez-vous prononcé vous-même un message ou est-ce une voix préenregistrée? Votre message est-il sérieux ou décalé?

Si un recruteur tombe sur votre répondre, le message d’accueil sera la première chose qu’il entendra de vous. Que voulez-vous qu’il entende?

Pour qu’un message d’accueil fasse professionnel, il faut déjà qu’il soit sobre. Vous devez également rappeler vos nom et prénom afin que le recruteur soit sûr que vous êtes la personne qu’il essaie de joindre. Inutile de trop en dire: faîtes court et clair.

Ces précautions sont simples et peuvent être réalisées par tous. En les appliquant, vous pourrez faire bonne impression lors du premier contact téléphonique avec un recruteur.


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